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天天開會浪費時間?3點讓你遠離低效會議!
作者: 時間:2019/7/4 閱讀:3065次

無準備,不開會!

很多時候,會議效果不好,是準備工作沒有做足。

為了尊重別人的時間,提升會議的高效和有效性,提前準備會議方案還是很有必要的。

1.會議時長

會議不是越長越好,人全神貫注的注意力最多只保持40分鐘,所以每一次會議最佳的時長應不超過一個小時。

能一個小時開完的,絕不多開一分鐘。

就像吃東西,吃多少,拿多少,不要往盤子里放太多東西,盡管3分鐘看似不長,但這種壞習慣會導致累計浪費幾個小時,你給自己的時間比原本需要的時間多,就相當于把寶貴的時間都扔掉了。

所以組織者一定要根據會議的主題、目的及發言的人數設置合適的總時長,并且在過程中進行提醒。

喬治.伯思斯說“優質講話的秘訣在于有一個好的開頭和結尾,并讓兩者盡可能地接近。”

2.會議主題及目的

會議的主題務必清晰明確,主題即是本次會議討論的議題,以及圍繞此議題,最終要解決哪些問題,達成什么樣的目標。

是為了對關鍵事件做出重大決策,還是僅限對某個主題進行討論,是只需在規定的時間內完成任務,還是要在明確的時間點提交意見和結果。

并且,會議主題不宜過多,本著開一次會議至少要解決一個實際的問題。

同時,讓與會者清楚各自的角色,和需要為此主題做哪些相應的準備。

3.合適的參與人

在會議中經常會出現一些看似相關,其實并不直接相關的人,導致會議延遲和效果不佳。

除了會議發起部門及相關人之外,和此會議有直接利益或后續直接負責此項工作及對接的人員參與,其他如“間接負責的人、或通過部門長即可將工作安排下去的、不需要發言和記錄,未準備充分的人等”其實未必都需要參加。

合適的參與人,既能提升會議的有效性,也是尊重他人的時間。

4.會議的風格

會議風格指的是會議通過什么樣的形式進行。

是坐著開會,還是站著完成。是用ppt展示,還是直接對話的方式。

能站著就開完的,盡量不要坐著,坐著開會雖然舒適,但會讓與會者忽略時間的流逝。

并且發言的人要站在參會的人群之間,這種暗示會議時間不會太長,可以給大家一種超時的緊迫感,不會持續很久,這樣會更快說到重點。

若不用ppt,可以讓參會的人更能將注意力放在你的身上,也會讓主講人講的更精簡和高效一些。

當你說的內容越少的時候,聽眾反而聽到的內容越多。

5.會議中要各司其職

會議中的每個角色明確分工也是保障會議有效的前提。

誰來發起組織開會更合適;

誰來主講,主講的內容是什么;

參與的人除了作為聽眾,還需要做哪些事情;

誰來記錄合適,有沒有提前準備好記錄的電子表模板;

清晰的職責分工,可以讓會議更高效,有效地調動各方資源的同時,讓會議更順利進行下去,同時保證最終的效果和目的。

6.提前發布會議通知

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